Mittelständische Unternehmen: digitalisiert euch!

Das Leitwort „Digitalisierung“ ist überall präsent. Jeder redet davon und viele wollen es umsetzen – manche aber auch nicht.

Im deutschen Mittelstand können sich einige noch nicht so recht mit dem digitalen Wandel anfreunden - so scheint es. Woran liegt das? Wie gelingt es, die Digitalisierung so voranzubringen, dass mittelständische Firmen tatsächlich davon profitieren? Erhaltet in diesem Artikel grundlegende Anregungen, wie ihr euer Unternehmen erfolgreich digitalisieret.

 

Planung bedeutet schrittweise und flexibel zu bleibe

Führungskräfte der alten Schule stoßen im Umfeld hoher Volatilität häufig an ihre Grenzen. In Zeiten schwierig prognostizierbarer Entwicklungen können Projekte schnell scheitern, wenn Teamleiter an einem einzigen Plan festhalten, den die Mitarbeiter unter allen Umständen abarbeiten sollen. Viele Einflussfaktoren können starr angelegte Vorhaben durchkreuzen. Also lieber gleich fünf Pläne schmieden?

Zwar ist es ratsam mehrere Handlungswege in petto zu haben, dennoch ist es entscheidender flexibel zu bleiben und auf Unvorhergesehenes reagieren zu können. Ein größeres Ziel bzw. eine Vision sollte die Führungsebene immer vor Augen haben. Auf dem Weg dorthin sollte diese offen für neue Teilziele oder Abweichungen bleiben.

Agile Prozesse mit kurzen Iterationen sind ein guter Ansatz, um strukturiert und planvoll, aber nicht zu starr in den eigenen Projekten zu agieren. Was muss eine Führungskraft mitbringen, um diese Rolle zu erfüllen?

 

Gründe für die Ablehnung von Digitalisierung

Bestimmt kennt auch ihr jemanden, der Schwierigkeiten mit den Auswirkungen der Digitalisierung hat oder sich sogar mit verschränkten Armen komplett dagegen verwehrt? Einige verlieren den Überblick in der Vielfalt digitaler Anwendungen und manche fühlen sich von der Schnelligkeit überfordert. Einige haben sogar Angst davor, nicht mehr „mithalten zu können“. Im privaten Bereich helfen oft jüngere Generationen älteren Personen aus. Ein paar Tipps, ein gemeinsames Schmunzeln über das Unwissen und schon ist die digitale Hürde häufig zusammen gemeistert.

Doch im geschäftlichen Umfeld kann eine Ablehnung verheerende Folgen haben. Mitarbeiter, die sich gegen den technologischen Wandel stellen oder ihn sogar komplett ignorieren, werden es zukünftig noch schwerer haben. Denken Sie beispielsweise an die vielen Geschäfte während der Corona-Pandemie, die hohe Einbußen verzeichneten, weil sie es nicht geschafft haben, ihr Produkte digital anzubieten.

 

Der Mittelstand als Rückgrat der deutschen Wirtschaft

Mittelständische Unternehmen haben einige Schwierigkeiten mit der digitalen Transformation, wie verschiedene Studien zeigen. Laut BMWi (Bundesministerium für Wirtschaft und Energie) stammen 99 % aller Unternehmen aus dem Mittelstand. Das sind aktuell in etwa 3,7 Millionen Firmen.

Je nach Definition hat ein mittelständisches Unternehmen bei einem maximalen Jahresumsatz von 50 Millionen Euro bis zu max. 499 Beschäftigte. Kleine Unternehmen ab 10 Mitarbeitern fallen ebenfalls darunter. Der deutsche Mittelstand zählt in Deutschland zum größten Arbeitgeber. Als große Basis für die wirtschaftliche Stabilität sollten KMU die Digitalisierung mit vollem Tatendrang verfolgen.

 

Warum die Digitalisierung eher schleppend vorangeht

Die Digitalisierung kommt im Regelfall oft träge bzw. stotternd voran. Und dies, obwohl sich viele über die Notwendigkeit im Klaren sind. Doch wie entsteht dieses Phänomen?

Diese Gründe hindern Unternehmen an der Digitalisierung:

  • Wirtschaftliche Lage: Ist ein Unternehmen „zu erfolgreich“, sieht es keinen Bedarf, zeitnah die IT-Infrastruktur, digitale Plattformen und Prozesse zu ändern.

  • Budget: Einigen Firmen fehlt das nötige Budget. Manche wiederum denken, dass Digitalisierung nichts kosten darf. Letztere zeigen keine Bereitschaft für Investitionen.
  • Erfahrung: Manchen Mitarbeitern fehlt schlichtweg die Erfahrung mit digitalen Umgebungen.

  • Digitale Mindset: Nicht jeder Angestellte bringt automatisch die notwendige Aufgeschlossenheit und Flexibilität für digitale Neuerungen mit.

  • Fachkräftemangel: Häufig fehlen entsprechende Experten. Die Auslastung der vorhandenen Mitarbeiter ist oft so hoch, dass die Zeit fehlt, um Projekte zur Digitalisierung voranzutreiben.

  • Technische Voraussetzungen: In vielen ländlichen Gegenden Deutschlands sind die Internetverbindungen noch zu langsam.

 

Tipps, wie ihr die Digitalisierung in eurer Firma ins Rollen bringen

Wusstet ihr, dass bereits kleine Taten helfen können, digitale Optimierungen vorzunehmen und damit Prozesse effizienter zu gestalten? Mit folgenden Tipps können Unternehmen einen Vorsprung in puncto Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit gewinnen:

  • Akzeptanz: Wie bei jedem Problem oder Missstand, ist dieser Punkt sehr entscheidend. Im ersten Schritt sollten sich Unternehmen – insbesondere Führungskräfte - dem digitalen Wandel stellen und die aktuellen Entwicklungen akzeptieren.
  • Die Potenziale erkennen: Digitalisierung ist kein Trend mehr, sondern Alltag. Mit digitalen Lösungen ist es häufig möglich, Zeit und Geld zu sparen. Es entsteht wieder mehr Raum für Kreativität und Innovation.
  • Den aktuellen Digitalisierungsstand analysieren: Schafft Transparenz: Wo im Unternehmen laufen noch eingestaubte Prozesse ab, die Mitarbeitern Zeit und Nerv rauben? Welche Bereiche lassen sich mithilfe digitaler Anwendungen optimieren?
  • Personen mit einem ausgeprägten Digital Mindset identifizieren: In jedem Unternehmen gibt es diejenigen, die sich besser als alle anderen mit digitalen Themen auskennen. Diese gilt es zu finden und gezielt weiterzuentwickeln. Soweit vorhanden, können hier die HR-Abteilung oder auch IT-Abteilung als erste Anlaufstellen dienen.
  • Den/die Verantwortlichen ernennen: Ganz gleich wie ihr das entsprechende Organ nennen - ob Changemanager, Projektleiter oder ohne Titel - jemand sollte Verantwortung tragen und die Prozesse vorantreiben.
  • Den ersten Projektplan erstellen: Nun wird es ernst. Entwickelt erste Projektschritte. Braucht ihr externe Beratung? Müssen neue Stellen geschaffen werden? Welche Ziele wollt ihr mit der Digitalisierung erreichen? Wie wollt ihr Skeptiker im Unternehmen abholen?
  • Kleine Schritte: Es ist nicht empfehlenswert, von heute auf morgen sofort alles umzuwerfen. Damit fördern Unternehmen oft nur Ängste und Ablehnung. Fangt mit etwas Kleinem an, zum Beispiel den Umstieg von einem Papierkalender auf einen digitalen Kalender. Hier gilt es immer Mitarbeiter mit Fingerspitzengefühl, Tatendrang und Offenheit für Kritik an Neuerungen heranzuführen.

  • Transparenz herstellen und Mitarbeiter einbinden: Führungskräfte sollten klar und deutlich kommunizieren, welche Veränderungen bevorstehen. Im Idealfall haben diese die Neuerungen sogar zuvor gemeinsam mit Mitarbeitern entwickelt. Je stärker Angestellte in die Planung miteingebunden werden, desto höher fällt die spätere Akzeptanz aus.
  • Abteilungsübergreifend arbeiten: Mithilfe der Digitalisierung lassen sich alte Silos aufbrechen. Ihr solltet hier nicht nur die einzelnen Abteilungen betrachten, sondern die Potenziale von Schnittstellen erkennen. Viele Prozesse können effizienter ablaufen, wenn entsprechende Abteilungen enger zusammenarbeiten und sich austauschen.

 

Digitalisierung als ein Weg

Haben Unternehmen einmal angefangen, digitale Verbesserungen auf den Weg zu bringen, sollten sie sich nicht darauf ausruhen. Es ist nicht damit getan, eine fancy App zu entwickeln oder nur die Homepage zu überarbeiten. Auch Neukunden sind nach der Social-Media-Kampagne schnell wieder weg, wenn die verantwortlichen Mitarbeiter nicht die Kontakte pflegen.

Es gilt, die Digitalisierung als hilfreichen Weg zu sehen, um den Erfolg mittelständischer Unternehmen voranzubringen.

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