Smarte Software Auswahl

Moderne Geschäftsanwendungen im Fokus

Im Rahmen einer modernen IT Bebauung ergeben sich meist im Handlungsfeld Applikation die größten Mehrwerte, aber auch die größten Herausforderungen. 

 

Egal ob im Bereich der Warenwirtschaftssysteme (ERP = Enterprise Ressource Planning), im Vertrieb (CRM = Customer Relationship Management) oder im Einkauf (SRM = Supplier Relationship Management) – es gilt für jeden Fachbereich die bestmögliche Software Plattform auszuwählen und mit allen anderen Systemen möglichst nahtlos zu integrieren. 

 

„One size fits all“ ist dabei zu vermeiden – die jeweiligen Software Plattformen sollten möglichst nach dem Motto „best of breed“ ausgewählt werden. Aufgabe der modernen IT Abteilung ist es dann alle Lösungen so miteinander zu konnektieren, das für die Anwender eine nahtlose und barrierefreie IT Landschaft entsteht. 

 

Bei der Software Auswahl werden meist folgende Ziele verfolgt: 

 

1)     Standardisierung

2)     Innovation

3)     Cloud & Mobile First 

 

Das Ziel „Standardisierung“ ist per se konträr zum Ziel „Individualisierung“, allerdings lässt sich nur durch eine hohe Standardisierung eine entsprechend hohe Innovation erreichen. Daher sollten sie alle Anforderungen und das Lösungsdesign frei nach dem Pareto-Prinzip gestalten. Dieses besagt in diesem Fall das 80% der Lösung standardisiert sein sollen und lediglich 20% individualisiert ausgeprägt werden. 

 

Denn nur wenn sie auf eine entsprechende Standardisierung setzen, werden sie auch schnell von entsprechenden Innovationen profitieren können. Denn eine hoch individualisierte Software Installation kann nur mit hohem Entwicklungsaufwand und Testaufwand auf neue technologische Innovationen adaptiert werden. 

 

Das Ziel „Cloud & Mobile First“ bietet mehrere Facetten.

Zum einem werden durch einen Cloud Ansatz die Betriebskosten gesenkt und zum anderen profitieren sie von schnellen Innovationszyklen. Die meisten Software Anbieter liefern technologische Neuentwicklungen zuerst an die Cloud Kunden aus und erst zu einem späteren Zeitpunkt an die onPremises Installation. 

 

In den meisten Fällen ist auch „mobiles Arbeiten“ ein Unternehmensziel, das die IT Applikationslandschaft mit Mobile Apps oder einer generellen Verfügbarkeit unabhängig von Ort und Zeit unterstützen muss. 

 

Und auch die direkte Integration von externen Partnern, Kunden und Lieferanten über Unternehmensgrenzen hinweg ist ein Ziel, das durch einen konsequenten „Cloud & Mobile First“ Ansatz ermöglicht wird. 

 

Das alles und noch viel mehr muss eine smarte Business Applikation heute bieten. Abgerundet wird das ganze durch Best Practice Szenarien, die basierend auf umgesetzten Projekten oder Branchenkenntnissen ein hohes Optimierungspotential für die jeweiligen Geschäftsprozesse bietet. 


Der smarte Software Auswahl Prozess

Sie wollen Ihr Unternehmen, Ihre Abteilung oder einen bestimmten Geschäftsprozess digitalisieren? 

 

Die Auswahl der richtigen Partner für benötigte Technologien und die damit verbundene Implementierung ist eine strategische Investition, die gut überlegt sein will. 

 

Die Kernfrage lautet daher: Wie findet man einen geeigneten Partner, der einen auf diesem Weg mit größtmöglichem Erfolg und gleichzeitig geringstmöglichem Kostenaufwand und Risiko begleitet?

In der Realität wird oft der klassische Weg gewählt: Eine Ausschreibung - auch Request for Proposal (RFP) genannt. Fragt man bei den Unternehmen gezielt nach, warum gerade die Ausschreibung das Mittel der Wahl sein soll, erhält man in zahlreichen Fällen die lapidare Antwort: „Das haben wir schon immer so gemacht.“ 

 

Natürlich stecken auch nachvollziehbare Beweggründe hinter der Durchführung einer Ausschreibung. Man möchte den besten Anbieter zum günstigsten Preis finden und dabei das Risiko des Scheiterns des Projekts minimieren. 

 

Dennoch ist ein klassisches Ausschreibungsverfahren häufig Zeitverschwendung für alle Beteiligten und kann unter Umständen sogar Ihr Projekt gefährden, bevor es überhaupt gestartet ist. 

 

Hiervon ausgenommen sind selbstredend Branchen, in denen eine gesetzliche Ausschreibungspflicht besteht.

 

Auf Basis zahlreicher Erfahrungen aus verschiedensten Software Auswahl Projekten, haben wir ein agileres und smartes Vorgehen erarbeitet. 

Denn die grundlegende Antwort auf die Frage nach der richtigen Software Lösung ist denkbar einfach: 

Suchen Sie das offene Gespräch mit gezielt vorselektierten Anbietern und lassen Sie sich beraten. 

 

Profitieren Sie von Innovationen und nutzen Sie etablierte Best Practice Szenarien. 

 

Eine 1:1 Umsetzung der heutigen Prozesse nur auf eine neue Software Plattform wird Ihnen neben einem möglicherweise optisch hübscheren „look & feel“ keine sonstigen Mehrwerte oder Verbesserungen bringen! 

 

Wenn wir uns die Felder ERP, CRM oder SRM ansehen, dann besteht eine objektiv zusammengestellte „short list“ der in Frage kommenden Anbieter immer aus maximal drei bis fünf Unternehmen. 

 

Dazu braucht es keinen aufwändigen, mehrstufigen Auswahlprozess um von einer „long list“ zu einer „short list“ und dann irgendwann einmal zu einer Entscheidung zu kommen. Scannen Sie den Markt, sprechen Sie mit Marktbegleitern oder Partnern und selektieren Sie ihre „short list“. 

 

Nachdem diese „short list“ festgelegt wurde, machen Sie nicht den Fehler und sperren jetzt viele, wertvolle Mitarbeiter ein, um die aktuellen Prozesse und Abläufe zu dokumentieren. Sie wissen wie Sie heute arbeiten, es hat keinerlei Mehrwert für den Auswahlprozess die heutige Arbeitsweise aufzumalen. 

 

Denn wir wollen ja von den Innovationen und gegebenenfalls von neuen Best Practice Szenarien profitieren! Daher sollten wir gedanklich so frei wie möglich an das Thema herangehen. 

 

Und nur um das klarzustellen: 

Im Rahmen eines kontinuierlichen Prozessmanagements ist es sehr wohl wichtig und auch gerechtfertigt, Prozesse zu dokumentieren und diese Dokumentation laufend zu aktualisieren. Nur explizit für einen Software Auswahlprozess ohne eine weitere Nutzung dieser Dokumentation ist eine solche Ausarbeitung zu aufwändig und zu ineffizient. 

 

Um aber eine gewisse Vergleichbarkeit zwischen den einzelnen Anbietern und am Ende des Tages eine objektive Bewertung zu erreichen, wählen Sie drei bis fünf Kernprozesse (end-to-end) aus und beschreiben Sie diese in Form eines Drehbuches. 

 

Dazu beteiligen Sie alle benötigten Mitarbeiter aus dem jeweiligen Fachgebiet und holen deren Input ein. Alle diese Mitarbeiter bilden dann auch das Projektteam für die Auswahlphase und darüber hinaus. Wenn Sie bereits eine Key User Struktur etabliert haben, dann greifen Sie auf diese zurück. 

 

Die Beschreibung der Prozesse im Rahmen der Drehbücher erfolgt auf einer „hohen Flugebene“, um die Leitplanken für das mögliche Lösungsdesign und die Lösungspräsentation nicht zu eng zu fassen. 

 

Denn nur dadurch haben die Anbieter die Möglichkeit, die individuellen Stärken der jeweiligen Software Plattform zu demonstrieren und Sie haben die Möglichkeit von etwaigen Best Practice Szenarien und spezifischen technologischen Innovationen zu profitieren. 

 

Auf Basis dieser Drehbücher laden Sie dann die in Frage kommenden Anbieter von der „short list“ ein, um deren Lösungsmöglichkeiten zu präsentieren. Alle Anbieter sollten das Drehbuch mit einer identen Vorlaufzeit (z.B. vier Wochen) erhalten, und dann vor Ort die möglichen Lösungen präsentieren. 

 

An den Präsentationen und an der Bewertung nehmen immer alle Mitarbeiter aus dem Projektteam teil. Damit erreichen Sie das auch bei „fachfremden“ Themen eine objektivere Einschätzung der Leistungsfähigkeit gegeben ist. 

 

Bewerten Sie dann im Team die Präsentationen und treffen gemeinsam eine fachlich fundierte und objektive Auswahlentscheidung. 

 

Die detaillierte Prozessdefinition findet dann mit dem Anbieter der Wahl im Rahmen des Projektes statt. 


Das Drehbuch

Wie ein „echtes“ Drehbuch enthält das Drehbuch für den Software Auswahlprozess grundlegend die identischen Elemente. 

 

Die Protagonisten

Beschreiben Sie alle am Prozess beteiligten internen wie externen Personen. 

Dazu nutzen wir eine Technik aus dem Produktmanagement: Die Persona. 

 

Das Szenenbild

Beschreiben Sie Ihr Unternehmen, Ihre Geschäftsmodelle und vor allem die Rahmenbedingungen für die einzelnen Szenen / Prozesse. Definieren Sie beispielhafte Kunden, Lieferanten, Produkte und Materialstämme. Dies hat zwei essentielle Vorteile: Zum einem sehen Sie sofort wie agil sich ein Anbieter auf Sie einstellen kann und möglicherweise Ihre Daten auch gleich in eine Live Demo übernimmt und zum anderen finden Sie sich in der Prozessbeschreibung wieder und arbeiten nicht auf abstrakten Objekten. 

 

Die Szenen

Hier beschreiben Sie die maximal fünf ausgewählten Prozesse. Dabei sollte es sich um Kernprozesse handeln, die Sie end-to-end beschreiben. Verlieren Sie sich hier nicht in Details, sondern wählen Sie bewusst eine etwas höhere Flugebene, damit die Anbieter die Möglichkeit haben, Ihre Anforderungen möglichst individual umzusetzen und die Stärken der jeweiligen Plattform zur Geltung kommen können. Wenn Sie die Anforderungen bzw. die Prozessschritte zu engmaschig definieren, erhalten Sie nichts anderes als die nächste Individuallösung – lediglich auf einer anderen Software Basis. 

 

Die Bewertung

Die Bewertung sollte auf Basis von maximal 10 Kriterien erfolgen. Die Skala kann sich dabei gerne an den Schulnoten 1 (=sehr gut) bis 6 (=ungenügend) orientieren. 


Neugierig geworden? 

Dann nehmen Sie doch einfach Kontakt mit uns auf und wir besprechen Ihren ganz individuellen und pragmatischen Software Auswahl Prozess! 

 

Digitalisierung bedeutet auch breite und bewährte Pfade zu verlassen und in neuen Prozessen und Lösungen zu denken!